home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / program / eb63.zip / PACK1.PRG / EB / DEMOAPP / PROC21.REP < prev    next >
Text File  |  1995-01-05  |  6KB  |  115 lines
  1.                       J.T.S. TIME SHEETS INSTRUCTIONS
  2.  
  3.       Welcome to J.T.S Time Sheets. This program is designed for any
  4.       business which bills clients based on the time which its
  5.       employees spend on the clients accounts. Each employees time
  6.       can be billed at a different rate. The program also keeps track
  7.       of the total work in hand for accounting purposes.
  8.  
  9.       So that you can quickly assess the program's suitability for
  10.       your business, the shareware version is supplied pre loaded
  11.       with the clients of an accounting firm which uses the system.
  12.       Only the clients addresses have been removed.
  13.  
  14.       The best way for you to learn the system is for you to practice
  15.       with the clients already entered. If you like the system you
  16.       can then purchase a registered version which will be supplied
  17.       "Empty" ready for you to start.
  18.  
  19.       J.T.S Time Sheets is largely self explanatory. However, there
  20.       are a couple of things you should know before you start.
  21.  
  22.       Firstly, The shareware version is supplied with the date format
  23.       set to European (Day/Month/Year). North American users should
  24.       reset this. You change the date format in the Date Format and
  25.       options item of the Utilities Menu.
  26.  
  27.       You should also select the appropriate printer driver and set
  28.       the paper size you will be using - again from the Utilities
  29.       menu.
  30.  
  31.       Throughout the system, clients are selected or referred to by
  32.       their file number. The business whose data is supplied used the
  33.       convention of a letter and number ( A12 , B28 , F14c Etc.)
  34.       There is no reason why you should adopt this. The clients file
  35.       numbers can be any four digit combination.
  36.  
  37.       Also throughout the system, the "*" is used as a wildcard to
  38.       make selections. For instance, to make a time sheet entry, you
  39.       can either type the clients file number, say B11, or you can
  40.       type an * and press return. If you do the latter then all the
  41.       file numbers will be listed for you to choose from. If you type
  42.       B* and press return then only the file numbers which begin with
  43.       B will be listed. The same system is used for selecting
  44.       employees and work types.  The wildcard can be placed at any
  45.       point to reduce the selection list - If you have employees
  46.       called Sam, Sally, Sidney and Stewart then S* will list all
  47.       four for you to choose from. Sa* will list only Sam and Sally
  48.       and Sal* will select Sally without a choice.
  49.  
  50.       Each Employee has a charge out rate per hour. You enter this
  51.       when you add an employee (Setup Menu) but you can also alter an
  52.       employees charge out rate at any time using the same routine -
  53.       you simply select the employee using the * and supply the new
  54.       charge out rate.
  55.  
  56.  
  57.                                 - 1 -
  58. ................................................................................
  59.       When you select "Make Timesheet Entries" there are three
  60.       options. The first option is to make entries by time and
  61.       employee. These entries are billed at the employees charge out
  62.       rate multiplied by the entered time. The second option allows
  63.       you to enter items which have a fixed charge and the third
  64.       allows you to enter any interim payments made by the client.
  65.  
  66.       If you make a mistake then you can correct entries at item
  67.       three on the main menu. To correct an entry you need to know
  68.       its line number in the data file. The line numbers of all
  69.       entries are listed in the reports "List Todays Entries" and
  70.       also in "Clients Time Sheet" on the Summaries Menu.
  71.  
  72.       "Clients time Sheet" prints a clients billing to date at any
  73.       time. When you have invoiced a Client you clear his Time Sheet
  74.       with Item 5 on the main menu "Clear Sheet After Invoicing".
  75.       The second option "Pack and renumber records" on this menu
  76.       reclaims the diskspace used by the records you delete when
  77.       clearing a timesheet. Packing the data file is time consuming
  78.       so it is not done automatically each time you clear a Time
  79.       sheet. You should however run this routine whenever you have
  80.       cleared a few clients time sheets.
  81.  
  82.       The other items on the "Summaries" menu list the businesses
  83.       Work in hand, Total only, By Client and Full Audit. There are
  84.       also items which list Employees hours and print Client file
  85.       lists.
  86.  
  87.       If you suffer a power failure while using J.T.S. Time Sheets
  88.       you will not lose any data other than possibly the last entry
  89.       you were making. A power failure can however cause corruption
  90.       in the indexing system. If you do suffer a power failure then
  91.       run the routine "Reset after Power Failure" from the utilities
  92.       menu. This Self Maintenance routine will re write all the
  93.       indices and re calculate Clients Account balances.
  94.  
  95.       Finally - HARD DISKS ARE FALLIBLE - J.T.S. Time Sheets includes
  96.       its own Backup and Restore System. You should backup your data
  97.       on a regular basis preferably two copies in case you have a
  98.       faulty floppy. The inbuilt backup system is preferable to a
  99.       third party or DOS backup system. It saves lots of disk space
  100.       as only your data files are saved (not program or index files).
  101.       If you ever have to use a backup then J.T.S Time Sheets will
  102.       restore your data and then rebuild the index files
  103.       automatically.
  104.  
  105.       We hope you enjoy using J.T.S Time Sheets.
  106.  
  107.       This copy is supplied to you "On Approval". If you find it
  108.       useful then Please See Registration Form for details of how to
  109.       purchase your own Registered copy.
  110.  
  111.  
  112.  
  113.                                 - 2 -
  114. ................................................................................
  115.